Основные этапы Делегирования

Делегирование для руководителя, как спасительная палочка, позволяющая освободить время для стратегического планирования и решения глобальных задач. Но прежде чем передавать или ставить задачу своему подиненному, необходимо самому поработать над следующими этапами делегирования.

Этап 1: Определение цели
Описание: (что я хочу получить в результате) и задачи (что конкретно для этого должно быть сделано?).

Этап 2: Определение исполнителя
Описание: определить того, кто сможет справиться с задачей;
Кому можно/нужно делегировать задачу? Подчиненному, который имеет необходимые знания, умения, способности, опыт, то есть сможет справиться с задачей. Очень часто задачи делегируются и исполнителю с недостаточными для выполнения задачи знаниями, опытом, способности, для того, чтобы исполнитель развивался и повышал свой уровень. В таком случае потребуется больше промежуточных контрольных точек, более частый контроль и, возможно, помощь или консультации со стороны руководителя.

Чем больше Вы уверены в способностях и опыте исполнителя (особенно опыте выполнения ранее точно таких же задач), тем меньше Вам придется потратить времени на объяснение задачи и требований к результату, объяснение или обсуждение/согласование того, как задача будет выполняться.

Как выбрать подходящего исполнителя для делегируемой задачи? Есть два варианта – пассивные и активный. При пассивном Вы выбираете подчиненного с предыдущим опытом, наличием необходимых знаний и навыков. При активном подходе Вы выбираете подчиненного, наиболее мотивированного к выполнению данного задания, независимо от опыта либо знаний и навыков. В любом случае всегда желательно делегировать задачу «думающему» подчиненному, то есть подчиненному, который способен увидеть задачу комплексно, понять, зачем она выполняется, как она отразится на остальных процессах в компании.

Лучше делегировать тому, кто хочет, но не может, а не тому, кто может, но не хочет.

Этап 3: Постановка задачи перед исполнителем
Описание: задача ставиться с учетом СМАРТ перед исполнителем, в том числе – определение способов, формы и сроков отчетности;

Шаг 4: Понимание задачи исполнителем
Описание: Получение подтверждения от исполнителя того, что задача, степень ее важности и приоритетности и требования к результату поняты правильно;

Этап 5: Согласование с исполнителем сроков и ресурсов
Описание: Согласование с исполнителем требуемых/выделяемых ресурсов и сроков выполнения. Если требуется – корректировка ресурсов и сроков. Желательно убедиться в том, что исполнитель записал (лучше всего в своем еженедельнике) дату выполнения.
В некоторых случаях может потребоваться уточнение у подчиненного того, реалистичны ли сроки выполнения с учетом нынешней и будущей загрузки, предусмотрены ли «окна» в планах для непредвиденного и учтены ли возможные «форс-мажоры», которые могут помешать;

Этап 6: Выделение необходимых ресурсов и делегирование необходимых полномочий

Этап 7: Обеспечение мотивации/стимулирование исполнителя
Описание: обеспечить мотивацию к выполнению поставленной задачи, то есть сделать так, чтобы для подчиненного выполнение задачи и достижение результата было желанным и важным

Шаг 8: Мониторинг/контроль промежуточных результатов
Описание: Иногда, если требуется – контроль процесса.
«Плотность» контроля за исполнением задачи очень сильно зависит от опытности подчиненного, от четкости поставленной задачи и от мотивированности исполнителя. Если с этими факторами все в порядке, можно в основном делегировать контроль самому исполнителю и руководитель должен осуществлять минимальный контроль. Если с каким-то из факторов не все в порядке, контроль требуется более активный и частый. В любом из случаев, и для самоконтроля и для контроля необходимо определить несколько промежуточных результатов с четкими датами отчета о них. В таком случае Вы заранее сможете определить проблемы с выполнением задачи и вовремя предпринять меры
«Плотность» контроля за исполнением задачи очень сильно зависит от опытности подчиненного, от четкости поставленной задачи и от мотивированности исполнителя. Если с этими факторами все в порядке, можно в основном делегировать контроль самому исполнителю и руководитель должен осуществлять минимальный контроль. Если с каким-то из факторов не все в порядке, контроль требуется более активный и частый. В любом из случаев, и для самоконтроля и для контроля необходимо определить несколько промежуточных результатов с четкими датами отчета о них. В таком случае Вы заранее сможете определить проблемы с выполнением задачи и вовремя предпринять меры

Для подчиненного необходимо устанавливать сроки чуть раньше, чем этого требует задача. Это необходимо для того, что бы у руководителя осталось время исправить в случае не качественного исполнения – это наш резерв.

Этап 9: Измерение финального результата

Этап 10: Предоставление обратной связи исполнителю о результате
Описание: Совместное определение причин несоответствия результата требованиям-ожиданиям, анализ сложностей в процессе выполнения, определения факторов, которые мешали или помогали в процессе. Совместное определение того, что будет делаться иначе (и как именно) в следующий раз;

Этап 11: Поощрение исполнителя за соответствие требованиям/ожиданиям

Соблядая эту последовательну цепочку и какое-то время отслеживая соблюдения всех параметров, в будущем Вы сможете автоматичечки фиксировать многие шаги и ставить задачи своим подчиненным быстро и получать ожидаемый результ.