Правила проведения собраний

Объявите, что совещание начнется в 14:00, и оно начнется не раньше 14:10. Назначьте заседание на 10:13, и служащие поймут вас буквально.

Сирил Норткот Паркинсон

В этом обзоре: как провести эффективно собрание, что является критериями эффективности собраний. А также будут расмотрены основные этапы и правила, которое помогут провести качественно собрание и достичь поставленных целей.

Чтобы определить эффективность собраний, проведите эксперимент. Тщательно записывайте все вопросы, с которыми к Вам обращаются подчиненные (в индивидуальном порядке, по электронной почте). Посчитайте число обращений. Подумайте, какие из этих вопросов можно решить один раз на собрании и подсчитайте, сколько времени Вы сэкономите.

По мере совершенствования Вашей техники проведения собраний, количество таких «отвлекающих» обращений обязательно уменьшится.

Во многих организациях не принято считать собрания рабочим инструментом, позволяющим решать повседневные задачи. В основном, собрания проводятся хаотично, от случая к случаю, они не подготовлены, Руководитель вести их не умеет. Поэтому многие участники собраний воспринимают информацию неверно («не услышал», «не понял», «забыл»), нужные решения не принимаются (откладываются и повисают), а если и принимаются — частенько не исполняются.

Статистика говорит следующее : «Когда руководители начинают проводить собрания со своими подчиненными, они вначале не придают им большого значения и не ждут от них многого. Но чем дольше они проводят собрания, тем они становятся полезнее. Во-первых, они таким образом «спихивают» 90% рутины. Руководителям не нужно так жестко контролировать сотрудников — результаты говорят сами за себя, и это отлично стимулирует персонал. Собрания помогают упорядочить работу Компании, и сразу становится видно, что надо делать дальше.

Но для того, чтобы собрания действительно заработали, нужно учесть очень много тонкостей его проведения.

Опытный руководитель знает, что собрания создают организацию. С их помощью можно поддерживать связи внутри Компании и проводить в жизнь принятые решения, сверять степень приближения к целям и разрушать барьеры между сотрудниками. Если Вы не будете проводить собрания с вашими подчиненными, то возникнет проблема слухов, которая приводит к разобщенности и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а затем и к потере управляемости.

Качественно организованное и проведенное собрание позволяет:

• оперативно решить текущие проблемы в коллективе;
• замотивировать персонал на выполнение плана;
• собрать мнения и протестировать планируемые изменения;
• сформировать из коллектива команду;
• продвинуть Компанию вперед наиболее быстро и с минимальными затратами;

К сожалению, как правильно проводить собрания в ВУЗах не учат…

С некоторыми наиболее часто встречающимися ошибками при проведении собраний и приемами их исправления мы познакомимся с Вами на этом обзоре.

При проведении собраний нужно учитывать 3 основных момента:

• ДО
• ВО ВРЕМЯ
• и ПОСЛЕ собрания.

Что нужно сделать ДО собрания?

1. Выделите несколько видов собраний, которые будете проводить регулярно. Определите их регламент и проводите по расписанию. Пока Вы не будете собираться регулярно, Ваша команда не будет развиваться.

2. Внезапные собрания вызывают лишние разговоры, беспокойство, а иногда — страх администраторов. Организуйте такие собрания крайне редко, только в случае «пожара». На экстренных собраниях разбирайте только один вопрос. Экстренные собрания должны быть короткими (старайтесь уложиться максимум в 45 минут, даже если надо решить сложный и тяжелый вопрос). Четко сформулируйте и сообщите заранее: цель собрания, участников, время с …до…, место. Пусть сотрудники не собираются без нужды, а спокойно занимаются своим основным делом, а именно — зарабатывают деньги.

3. Крайне сложно готовиться к каждому собранию. Где найти на это время? Поэтому оптимально сделать один раз Регламент собраний, в котором вы пропишите все важные аспекты: регулярность собрания (ежемесячное/еженедельное), время и место проведения собрания, участники, вопросы к собранию. Теперь Вам надо готовить не собрание, а только информацию по каждому вопросу.

4. Дублирование информации на разных собраниях вызывает общее недовольство администраторов — каждый ценит свое время. Рассматривайте только насущные вопросы. Не повторяйтесь — делайте обобщения, ссылки. Все, что можно, перенесите на доску в наглядном виде — таблицы, графики. Тогда не надо будет зачитывать, сразу можно переходить к анализу. (Кроме того, по некоторым оценкам, до 55% людей — визуалы, и на слух воспринимают новую информацию плохо — не более 7% всей информации).

5. Создайте форму Отчета, по которой будет докладывать каждый.
Во-первых, каждый будет знать, что конкретно он должен сказать и подготовит цифры заранее.
Во-вторых, этот отчет Вы сможете увидеть заранее, а значит подготовиться к собранию и сделать анализ информации, выводы, продумать решения.
В-третьих, информация останется для истории / статистики, что для бизнеса — бесценно.
По вопросам, которые не относятся к регулярным, готовьте информацию отдельно.

6. Продумывайте тщательно, что Вы хотите добиться по каждому вопросу и как конкретно Вы это сделаете. По возможности, проговорите текст сами себе или кому-то еще. Убирайте лишние слова. Говорите четко и просто. Готовьтесь каждый раз — это сэкономит Ваше время и время ваших сотрудников.

Что нужно сделать ВО ВРЕМЯ собрания ?

1. Если кого-то нет на собрании, позаботьтесь о том, как они могут узнать о принятых решениях. В начале собрания назначьте ответственного, который запишет основные моменты и задания.

2. Научитесь самодисциплине, разработайте Регламент собрания и не поддавайтесь на искушения и «творческие порывы». Собрания лучше не пропускать: если еженедельное собрание совпало с праздничным днем, перенесите его на другой день и сообщите об этом на предыдущем собрании.
Начинайте всегда вовремя! Никогда никого не ждите -«корабль уходит точно по расписанию». Только так вы сможете приучить всех собираться точно по Регламенту.
Если пришло время изменить Регламент, письменно внесите изменения, сообщите всем об этом, и снова живите по Регламенту.

3. Не давайте выступающему уходить от Регламента. Сразу прерывайте: «Ваше время истекло. Вы отклонились от темы». Ведите собрание по такой процедуре: вопрос поставили, все доложили, обозначили проблему, все высказались. Руководитель подвел итог, спросил: «Есть еще вопросы и мнения по данному пункту? Нет. Переходим дальше». Участников тоже надо учить грамотно, участвовать в собраниях.
Сначала надо объяснить правила игры, а потом их соблюдать: прерывать болтунов, давать — кратко и ёмко — оценку информации и дел.

4. Если на собрание возникает тягостная и занудная обстановка, то возможно, обсуждаются неактуальные вопросы — важные вопросы включают всех. Или подчиненные закрыты, они Вам не доверяют, боятся высказывать свое мнение. А может быть, все просто устали.
Всегда следите за настроениями присутствующих. Быстро реагируйте на ситуацию. Старайтесь разряжать обстановку, шутите. Пусть участники улыбнутся — и вопросы решатся быстрее.

5. Каждый участник должен выступить. Руководитель начинает и заканчивает собрание — используйте эти моменты максимально эффективно. У каждого должно быть «слово» как по текущим вопросам, так и по вопросам развития. Одна реплика выступающего не должна превышать 3-5 минут. Включая Руководителя.
Как результат — все включены и активно участвуют в решении вопросов.

6. Пусть каждый сотрудник докладывает о своих результатах самостоятельно.

7. Дайте высказаться сначала каждому, вовлекайте в дискуссию, спрашивайте мнение каждого.

8. Руководитель должен знать, когда и как правильно похвалить и пожурить, подбодрить и наказать, и собрание — самое правильное место для этого. Получите информацию до собрания и подготовьте Ваше мнение, а при необходимости — это поможет быстро реагировать на факты и оказать сразу нужное воздействие на коллектив. Иногда заранее подготовиться не получается, а реагировать надо быстро, отложить вопрос и сказать: «Я подумаю» — нельзя. Самый простой способ решить технологично эту проблему — сравнивать цифры за прошлый период с последними результатами. Должен быть только рост. У кого рост — тот молодец. У кого нет роста — красный сигнал. Можно плясать от плана: «Дотягиваем? Как можем увеличить показатели?»

9. Если вдруг на собрании возникает необходимость обсуждения неподготовленного вопроса и скоропалительное принятие решения на самом собрании, то Вы отложите обсуждение и тем более принятие решение. Самое большее, что Вы можете сделать — выслушать мнение других участников, если для них это тоже актуально. Запишите вопрос, чтобы не забыть. Вернитесь к нему после собрания и решите, что с ним делать.

10. Крайне осторожно пользуйтесь инструментом «казни»- очень велика его сила, вы можете обратить ее против себя. Если не ругать нельзя — всыпьте самому сильному. Остальные все поймут сами. Никогда не ругайте всех сразу, чтобы не становиться в оппозицию к коллективу. Гораздо эффективнее проводить «разборы полетов» по схеме: «Мы ошиблись, сделали то-то, и вот к чему это привело. Как будем исправлять ситуацию, и как не допустим это в следующий раз?»

11. Результатом каждого собрания должны быть действия, конкретные дела, иначе нет смысла собираться. К концу собрания каждый должен знать, что и как он должен делать для воплощения в жизнь принятых решений. Задача Руководителя проверить, что ответственные действительно взяли на себя ответственность и готовы к реализации поставленных задач. Для этого проведите оценку рисков, спросите каждого участика: «Что может помешать тебе добиться поставленных целей? Какие риски ты видишь?». Если принять решение в рамках данного собрания невозможно, скажите, где и когда будет оно принято и кто ответственный за это.

Что нужно сделать ПОСЛЕ собрания?

1. Выйдя с собрания, участники должны иметь четкое представление о состоянии дел в Компании и о том, что каждый лично должен сделать для продвижения к общей и личной цели. Оставьте после собрания документальные следы: назначьте ответственного за ведение Протокола собрания, пусть он записывает принятые решения.

2. Принятые решения должны контролироваться Руководителем, проверяться, внедряться. Если Вы позволили себе хоть раз «спустить на тормозах» реализацию ваших общих решений, то почему кто-то будет в следующий раз выполнять другие решения собраний? Не проводите следующее собрание, распустите людей — идите воплощать принятые решения.

3. Руководитель должен делать анализ своих ошибок после проведения собрания. Просмотрите еще раз план собрания. Прокрутите в голове, как Вы это делали. Запишите рекомендации себе

Как часто Вам нужно проводить собрания с вашими сотрудниками? Как Вы считаете? От чего это зависит?

«Разбор полетов» по типовым проблемам вполне уместно делать на ежемесячных собраниях, если у вас такие проводятся.Если срочно нужно донести сотрудникам информацию, связанную с какими-либо изменениями в Компании, можно эти изменения донести в электронном виде.

Есть другой интересный способ проверить качество Ваших собраний — это узнать, как к нему относятся отсутствующие. Почему их не было на собрании? Они расстроились, что пропустили собрание и дотошно выясняют у присутствующих, что прошло мимо них. Или у них оказались дела поважнее? Делайте соответствующие выводы.

Помните о том, что регламент собраний надо также регулярно менять. Это касается как рассматриваемых вопросов, так и частоты собрания. Ваши подчиненные растут, учатся работать: и докладывать, и решать вопросы. Постепенно сокращайте время на обзор текущей ситуации. Увеличивайте время на решение вопросов и конечно, на вопросы их развития. Еженедельный ритм позволит успеть выполнить задания к собранию. На них надо время, а текущую работу никто не отменял.