Работа с документами

Чтобы качественно и быстро писать документы, не следует сразу хвататься за перо, необходимо сначала продумать план своей работы над документом.

Последовательность этапов работы должна быть следующей:

1. Составление краткого плана-конспекта, включающего последовательность изложения, объем работы, учет всех необходимых материалов.
2. Сортировка материалов: на этой стадии идет уточнение всех имеющихся в Вашем распоряжении данных. Кое-что отбрасывается за ненадобностью, другое, наоборот, включается.
3. Определение последовательности подачи материала, то есть, грубо говоря, что за чем идет. По сути это подготовка оглавления, где Вы перечисляете названия всех глав с краткими пометками о том, что включает каждая из них.
4. Подготовка проекта документа, проще говоря — черновика, в котором уже в законченном виде просматривается готовый результат Вашей работы.
5. Редактирование: окончательная сверка документа с Вашим планом-конспектом. Не расстраивайтесь, если, работая над бумагами в первый раз, Вы получаете на стадии редактирования еще довольно сырой документ. Редактируйте его еще и еще. Чем больше времени Вы потратите на шлифовку документа, тем качественнее и весомее будет результат Вашей работы. Постепенно приходит опыт, и вот уже из-под Вашего пера выходят действительно совершенные документы и по стилю, и по форме, и по содержанию. Не сомневайтесь, эффект от таких документов будет соответствующий: нужные Вам договоры будут заключены, планы утверждены, программы одобрены.

Приемы работы с документами:

• Сразу после прочтения напишите от руки на полученном Вами письме свой ответ, поставьте дату, подпись и отошлите оригинал отправителю (копию оставьте в деле). Часто для ответа на запрос бывает достаточно надписи «Согласен», а для ответа на приглашение — «Обязательно буду. До встречи».
• Если Вы хотите на основе имеющегося в Вашем распоряжении текста проспекта, каталога, предложения и т.п. сделать заказ, то просто наложите на оригинал соответствующего текста свою визитную карточку, наклейку с адресом и т.п., скопируйте оба документа вместе, а потом напишите на копии свою просьбу (например, прошу прислать 2 экземпляра), и отошлите этот листок адресату.
• Если Ваше обращение к партнеру предполагает его краткий немедленный ответ, то Вы можете направить ему что-то вроде письма-маятника, оставив место для предполагаемого ответа (можно сделать это в форме своеобразного бланка).
• Если Вы ожидаете краткого и быстрого ответа на свое письмо, Вы можете послать партнеру письмо в двух экземплярах, упомянув в тексте, что он может использовать второй экземпляр для написания от руки краткого ответа.
• Используйте различные формуляры, бланки, стандартные сопроводительные записки для кратких сообщений, выдачи заказов, заявок и т.п., если Вам надо сделать краткое стандартное сообщение или отослать в качестве приложения материалы, которые нуждаются только в небольшом пояснении.
• Работа на компьютере дает поистине безграничные возможности по рационализации переписки! Вы можете использовать стандартные формулировки других документов, уже имеющихся в Вашем компьютере, что значительно сэкономит время.
• Проверяйте каждый вопрос на предмет того, нельзя ли решить его по телефону.
• Заранее подготавливайте процесс написания или диктовки писем, подбирая необходимые материалы, записывая ключевые слова и т.п.
• Используйте незаполненные промежутки времени для диктовки на магнитофонную пленку кратких текстов.
• Перед составлением каждого письма спрашивайте себя, какой цели Вы хотите достичь. Всегда предварительно обдумывайте, что именно Вы хотите сообщить другому лицу.